Eine nachweisbare Zustellung von bestimmten und wichtigen Erklärungen wie beispielsweise Kündigungen von Fitnessstudios oder Wohnräumen, Widerrufen von Verträgen oder von Mahnungen ist oft erforderlich und auch empfehlenswert. Es gibt viele Zustellmöglichkeiten, doch nicht jede ist in jeder Hinsicht die richtige Wahl. Im Folgenden werden die verschiedenen Zustellmöglichkeiten mit ihren möglichen Problemen und Risiken dargestellt.
Der einfache Brief
Der Versand in Form eines einfachen Briefes stellt weder einen Nachweis über die Abgabe noch über den Zugang der Erklärung. Von dieser Variante des Versandes ist generell bei wichtigen Schriftstücken abzuraten. Anders stellt sich die Situation, wenn der Empfänger dieser Erklärung auf den Erhalt antwortet, weil er dann damit den Zugang der Erklärung bestätigt hat.
Versenden per Telefax
Zuwider einer sehr weit verbreiteten Ansicht stellt auch die Versendung einer Erklärung per Telefax keinen Nachweis dar. Selbst wenn man ein Protokoll über den Versand vorlegen kann, denn dieser stellt nur einen Nachweis dar, dass die Versendung aus dem Faxgerät ordnungsgemäß erfolgt ist – nichts mehr. Ob auch die Erklärung tatsächlich bei dem gewünschten Empfänger ordnungsgemäß angekommen ist, wird durch das Versandprotokoll nicht dargelegt und somit auch nicht nachgewiesen. Darüber hinaus stellt auch das „OK“ auf dem Sendeprotokoll nichts mehr, weil dieses auch dann angezeigt wird, wenn das Faxgerät des Empfängers defekt ist oder sein Toner leer ist. Somit stellt das Protokoll der Sendung keinen Nachweis für den Zugang beim Empfänger dar. Im besten Falle, was aber nicht grundsätzlich von allen Gerichten akzeptiert wird, stellt das Sendeprotokoll lediglich ein Indiz dafür, dass die Erklärung auch tatsächlich angekommen ist, sodass dem Empfänger in einem solchen Falle eine sog. „sekundäre Darlegungslast“ auferlegt wird. Danach muss er vortragen, aus welchen Gründen der Erhalt dieser Faxsendung ausgeschlossen sein „kann“ – beispielsweise ein häufiger Ausfall des Faxgerätes. Abgesehen von dem Nachweis, sollte man immer die Art der Willenserklärung beachten. Bei bestimmten Willenserklärungen wie beispielsweise die Kündigung eines Wohnraummietverhältnisses oder eines Arbeitsverhältnisses wird die Schriftform zwingend vorgeschrieben, sodass das Schreiben original unterschrieben sein muss und eine Übermittlung per Telefax nicht ausreichen würde.
Die E-Mail
Der Versand einer E-Mail gilt nur dann als zugestellt, wenn es in der Mailbox des Empfängers oder seines Providers abrufbar gespeichert wird. Beweisen muss es generell derjenige, der sich auf den Zugang berufen möchte – also meist der Absender. Was per se schon sehr schwierig ist. Selbst wenn es bewiesen werden kann, stehen noch einige Gerichte auf den Standpunkt, dass damit weiterhin noch nicht der Nachweis für den Zugang beim Empfänger geführt werden kann, denn die Erklärung in Form der E-Mail auch in dem Spam-Ordner landen und auf dem Weg so verloren gehen kann. Somit ist von dieser Art des Versandes grundsätzlich abzuraten, denn einen Nachweis hat man hierbei erst, wenn der Empfänger auf den Inhalt dieser E-Maul direkt antwortet und auch der ursprüngliche Text von dem Absender noch mit enthalten ist.
Einwurfeinschreiben der Deutschen Post
Bei dem sogenannten Einschreiben mit Einwurf wirft der Postbote den Brief in den Briefkasten des Empfängers und bestätigen ohne eine Unterschrift des Empfängers dafür aber mit seiner Unterschrift die Zustellung. Damit wäre das Schriftstück in den „Machtbereich“ des Empfängers gelangt. In Hinblick auf die rechtliche Ansicht, entspricht eine solche Zustellung nicht den Erfordernissen einer förmlichen Zustellung, sodass eine derartige damit auch nicht bewiesen werden kann. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes wird nur ein Anscheinsbeweis für den rechtlichen Zugang erbracht (so BGH, Urteil vom 25.01.2012 – Az.: VIII ZR 95/11).
Übergabeeinschreiben der Deutschen Post
Beim Übergabeeinschreiben muss der Empfänger oder eine Person aus seiner Lebens-/Arbeitssphäre den Erhalt der Sendung persönlich quittieren, was zugleich vom Zusteller mitsamt Datumsangabe digital dokumentiert wird. Sollte der Zusteller den Empfänger nicht antreffen, so hinterlässt er ein Benachrichtigungszettel im Briefkasten, dass er bei der Post ein Schriftstück abholen kann – Betonnung liegt hier bei „kann“! Denn sollte der Empfänger das Übergabeeinschreiben nicht abholen, wozu er auch nicht rechtlich verpflichtet ist, liegt keine wirksame Zustellung vor.
Einschreiben mit Rückschein der Deutschen Post
Bei dem Versand mit dem sogenannten Einschreiben mit Rückschein, erhält der Absender eine von dem Empfänger unterzeichnete Empfangsbestätigung – den Rückschein. Sollte sich der Empfänger weigern, dass Schriftstück anzunehmen, so hilft ihm dies nicht weiter, weil dies nichts anderes als eine Zugangsvereitelung darstellt, welches den Zugang für diesen Fall fingiert. Sollte der Zusteller den Empfänger jedoch gar nicht antreffen, dann wirft er ihm auch in diesem Fall ein Benachrichtigungszettel in den Briefkasten, dass der Empfänger das Schriftstück bei der Post abholen „kann“. Bei fehlender Abholung, liegt auch hier keine Zustellung vor. Damit besteht eine Möglichkeit einer Fristversäumnis.
Übergabe mit Boten
Eine weitere aber recht umständliche Möglichkeit ist, sich eines vertrauenswürdigen Boten zu bedienen, der später im möglichen gerichtlichen Verfahren als Zeuge aussagen kann. Für den Erklärenden selbst gilt es nicht, da dieser in einem Gerichtsverfahren üblicherweise als Prozesspartei und nicht als Zeuge auftreten kann. Der Bote sollte Kenntnis von dem Schriftstück haben, sodass in seinem Beisein das Schreiben in den Versandumschlag gesteckt und auch verschlossen werden sollte. Demnach kann der Bote auch bestätigen, was sich in dem Umschlag befand. Ferner ergeben sich auch hier Risiken bezüglich der einen Zeugenbeweis immanenten allgemeinen Unsicherheit. Je fernliegender die persönliche bzw. geschäftliche Beziehung ist, desto besser ist es für die Glaubwürdigkeit des Boten als Zeugen.
Die Gerichtsvollzieherzustellung
Zuerst muss man sich bei dieser Variante der Zustellung an das zuständige Amtsgericht am Ort des Empfängers wenden und dort direkt an die Gerichtsvollzieherverteilerstelle. Das Originaldokument wird an die Gerichtsvollzieherversteilerstelle mit der Bitte dieses an dem Adressaten zuzustellen übermittelt. Beachtet werden muss, dass der Umschlag mit dem Schreiben nicht verschlossen werden darf, weil der Gerichtsvollzieher von dem Inhalt Kenntnis haben muss. Am besten man fügt noch zwei Kopien dem Original zu. Nach der Zustellung über einen Zustelldienst des Gerichtsvollziehers wird eine sog. Postzustellungsurkunde ausgestellt. Diese verbunden mit der Kopie des Schreibens wird an den Absender übersendet.
Die persönliche Gerichtsvollzieherzustellung
Bei dieser Variante der Zustellung, welche auch die teuerste ist, wird der Gerichtsvollzieher über die Gerichtsvollzieherverteilerstelle des Amtsgerichts angeschrieben und um eine persönliche Zustellung gebeten. Hier werden auch zwei Kopien dem Original beigeführt. Nun wird der Gerichtsvollzieher persönlich bei dem Empfänger das Schriftstück übergeben und dem Absender die Zustellungsurkunde übersenden. Mit der persönlichen Gerichtsvollzieherzustellung ist der Zugang der Willenserklärung rechtssicher geführt. Diese Variante ist die teuerste, jedoch aber auch die sicherste von allen.
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