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Wichtige Angaben für die Gründung einer GmbH
Bei der Gründung einer GmbH müssen laut Gesetz folgende Informationen angegeben werden:
- Name der Gesellschaft (Firmierung)
- Zweck der Gesellschaft
- Sitz der Gesellschaft
- Namen der Gesellschafter
- Höhe und Verteilung des Stammkapitals
- Geschäftsführung
Zusätzlich muss der Gesellschaftsvertrag, auch „Satzung“ genannt, erstellt werden. Dieser regelt die Beziehung zwischen den Gesellschaftern, z. B. Stimmrechte und Bedingungen für den Austritt. Rechtsanwälte und Notare können dabei helfen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Gründung der GmbH deswegen erfolgen soll, weil ein Aufenthaltstitel beantragt und durchgesetzt werden soll.
Überprüfung des Namens und Unternehmenszwecks bei der IHK
Es empfiehlt sich, den geplanten Namen (Firmierung) der GmbH vorab bei der IHK zu prüfen, am besten über ein Onlineformular. Die IHK kann später im Eintragungsverfahren vom Gericht um Stellungnahme gebeten werden. Eine vorherige Prüfung hilft, mögliche Einwände zur Firmierung frühzeitig zu klären. Außerdem kann überprüft werden, ob für den Unternehmenszweck eine Genehmigung nach dem Kreditwesengesetz (KWG) erforderlich ist.
Beurkundung durch den Notar
Der Notar erstellt den Gesellschaftsvertrag und das Gründungsprotokoll und bereitet die notwendigen Unterlagen für das Handelsregister vor, wie z. B. die Gesellschafterliste.
Einzahlung des Stammkapitals
Nach der Beurkundung entsteht die sogenannte Gründungsgesellschaft („GmbH i.Gr.“), die bereits handlungsfähig ist. Für diese wird ein Bankkonto eröffnet, auf das das Stammkapital eingezahlt wird. Der beurkundete Gesellschaftsvertrag dient der Bank als Nachweis. Ein Zahlungsbeleg muss dem Notar vorgelegt werden. Bei Sacheinlagen ist ein gesonderter Bericht über die eingebrachten Werte nötig. Es ist wichtig, den Zahlungsnachweis aufzubewahren, um sich gegen spätere Haftungsansprüche abzusichern.
Anmeldung der GmbH beim Handelsregister
Der Notar reicht die Unterlagen für das Handelsregister elektronisch beim zuständigen Gericht ein. In einfachen Fällen dauert die Eintragung laut dem Registergericht Köln etwa eine Woche. Bei dringenden Gründungen sollten die Gerichtskosten schnell bezahlt werden.
Mit der Eintragung ist die GmbH offiziell gegründet, und die Gründer erhalten einen Handelsregisterauszug.
Vorsicht vor betrügerischen Schreiben
Nach der Eintragung im Handelsregister erhalten viele Unternehmen vermeintlich offizielle Schreiben, die zu weiteren Eintragungen auffordern, oft verbunden mit einem Überweisungsträger. Erst im Kleingedruckten wird deutlich, dass durch Unterschrift oder Zahlung ein kostenpflichtiger Vertrag abgeschlossen wird. Diese Schreiben sollten sorgfältig geprüft werden.
Gewerbeanmeldung
Die GmbH muss beim zuständigen Gewerbeamt unter Vorlage des Handelsregisterauszugs angemeldet werden. Gegebenenfalls müssen auch erforderliche Genehmigungen vorgelegt werden. Eine Ausnahme bildet die Erlaubnis für Bankgeschäfte oder Finanzdienstleistungen, die bereits bei der Handelsregisteranmeldung vorliegen muss.
In dringenden Fällen kann die Gewerbeanmeldung auch vor der Eintragung ins Handelsregister als „GmbH i.Gr.“ erfolgen. Dabei ist zu beachten, dass die handelnden Personen bis zur endgültigen Eintragung persönlich haften.
Anmeldung beim Finanzamt
Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt automatisch über die Gründung der GmbH. Es kann jedoch sinnvoll sein, die Anmeldung persönlich vorzunehmen, um den Prozess zu beschleunigen. Nach dem Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens erhält die GmbH eine Steuernummer, die z. B. für Rechnungen benötigt wird.
Weitere wichtige Schritte nach der Gründung
Nach der Gründung der GmbH sollten folgende Schritte erledigt werden:
- Erstellung der Eröffnungsbilanz
- Gestaltung von Geschäftspapieren und einem Impressum für die Website mit allen notwendigen Angaben
- Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft, abhängig davon, ob Mitarbeiter beschäftigt werden
- Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beim Bundeszentralamt für Steuern, insbesondere für international tätige GmbHs
- Beantragung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit und Anmeldung bei der Krankenkasse, wenn Mitarbeiter eingestellt werden
- Abschluss von Versicherungen, z. B. einer Betriebshaftpflichtversicherung
- Automatische Anmeldung bei der zuständigen Kammer (z. B. HWK oder IHK) über das Gewerbeamt, ohne dass die Gründer selbst tätig werden müssen.
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